配車係のたろー（@haisyaman_taro）です！
ブログを更新できる時にバババとやっておかないと、またいつ忙しくなって更新できなくなるかわからない！というわけで、時間が取れた時には更新していきたいと思います。
今回は引き継ぎについてです。
4月・5月は新入社員や異動で新しい人がやってきます
この季節は電車に乗ってても真新しいスーツを纏った若者がたくさんいらっしゃいますね。近くの会社でも、定時すぎると新人達が大量に帰っていくのが見えました。あーでもない、こーでもない、と新人同士で話しながら帰っていくのを見ていると、昔を思い出しますねぇ。
さて、そんな新人達が研修などを終えて5月くらいに新しい職場に入ってきます。
残念ながら、私の営業所には新入社員はきませんでしたが、お客さんの元には結構入ってきている模様。連日、営業の電話が鳴り響きます。
「東京運送のたろーと申します！車輌情報なかったかな、と思って電話しました！」
みたいなテンプレな電話がそれこそ、1日に何十件かかかってきますね。
これは、配属された配車センターの得意先名簿を上から片っ端から電話させられているんだと思います。配車係は名前を覚えてもらうことが大事だ！というのは、私も昔、先輩から習いましたが、はっきり言ってあんまり意味ないようにも思えます…。効率悪いですしね、このやり方。
異動や退職で出ていく人も
新人や異動で新しく来る人もいれば、逆に異動や退職で職場を去っていく人もいます。
先人達が職場を去るにあたって、必要なのが引き継ぎですよね。しかし、この引き継ぎがちゃんとされてないことが非常に多いことが問題です。立つ鳥跡を濁さずといいますが、濁して行っちゃうわけですよ。残っている人たちはいい迷惑です。
今までは、
「あれ出たからやっといてー」
くらいで通じていた配車の合言葉も、事細かに説明しなければなりません。逆に、
「こういう仕事があるんですけど、できますか？」
という問い合わせも、実際は一言で済んでいたはずだったのになー、なんて受け取る側は思ったり。
まぁ配車に関わることは仕方ないのですが、日常業務で必ずもらっているデータが来なくなるとか、月に一回しかやらないけど超重要な処理がわからなくなっているとか、そう行ったことの方が致命的だったりします。
これはひとえに、引き継ぎ期間が超短いことに起因します。
長年やってる人の業務を数週間で引き継げるか？
10年同じ業務をやっていた人が、ある日突然退職することになった場合、その10年でカスタマイズされてきた業務を数週間で引き継ぐなんて至難の技だと思いませんか？
おそらく、周りから見たら10年も同じ業務をやっていたらあいつは楽している、くらいに思うくらい仕事をしていないように見えるはずです。しかし、それはある一方では自分で必要な業務をどんどん取捨選択して行った結果で、ある意味究極に効率よく仕事をしていたからかもしれません。
いざ、それを引き継ごうとなると…。
先ほど書いたような、データが来ないとか、処理がわからないとか、そういう結果になってしまうわけですね。
トラブルを防ぐために発注側も気をつけよう
荷主側が変わってしまった場合、業務に支障が出ないように自分たちで気をつけるようにしないといけません。相手が変わってしまい、今まで通りの仕事のやり方が出来なくなってしまった…、昔のようにきちんとやってほしい…、確かに気持ちはわかりますが、異動や退職での担当変更は仕事ではよくあることです。こちらでやれることをやって、トラブルがないように気をつける他ありませんよね。
むしろ、そういったことをチャンスと捉え、積極的に相手に奉仕するのも仕事をする上では非常に重要だったりします。
仕事がよくわからず泣きそうな相手に、
「何やってんだよ！ちゃんとやれよ！」
と怒ったところで何も解決しません。相手が成長してくれるのをサポートして、相手から信頼されてしまう方が後々自分がらくになりますよね。
「月末にこういう処理があるんだけど、何か聞いてる？その時にあたふたしないように、ちょっと勉強しておいてくれる？」
とか、
「前任者はこういう風に対処していたみたいだよ」
とか、相手にヒントを与えて信頼を勝ち得れば、頼られる存在となりますから、ズルい考えですが相手をコントロールしやすくなるわけです。
何事もチャンスと捉え、前向きに仕事をしていきたいものですよね。
