配車係のたろー（@haisyaman_taro）です！
みなさんは仕事の注文ってどうやって管理してますか？私は先日も受けていたと思っていた注文が実際には無かったりといった、ミスを犯してしまっています。こういったミスはどうやったら防げるんでしょうか？
配車表の管理は重要
私は基本的にはパソコンのExcelで配車表を管理しています。しかし、パソコン操作というのは、実際に文字を書くよりも遅いので、時間との勝負である取扱の仕事にはアンマッチであることは確か。
ですので、副次的にノートも用いています。A6サイズのノートをパソコンの前に置き、電話でのやり取りは常にノートに書き込むようにしています。仕事の行程と運賃、時間と忘れずに電話の相手も書いておきます。これで、ある程度時間が経っても、
「あ、この仕事はあの人から聞いたやつだ」
と思い出せるわけですね。日々の電話が多いので、誰から聞いた話か忘れちゃいますし、忘れた頃に、
「あの仕事残ってますか？」
と問い合わせがあることもあるので。
そして、注文が確定したらそれをExcelに落としていく感じです。最終的に、売り上げはパソコンで確認するので、これが無いといくら売り上げがあるのかわからなくなってしまいます。最終確定は大事ですよね。
先受けの注文は？
取扱の仕事でも日々のやり取りで仕事を行なっていく分と、定期で仕事を受けている分があると思います。もしくは、勝手に注文が流れてきてしまうシステムの会社もあるでしょう。
この確定している先受けの分に関しても、私は配車表にどんどん入れていきます。
今回のミスはこの操作で起こってしまいました。私の配車表は1日毎にシートを分けて入力していて、仕事を受けた日にどんどん追加していくスタイルなのですが、最初の一件目を入れるときにはシートを新しく作成することになりますよね。
通常は、何も入ってないまっさらなシートを追加して、そこに注文を打ち込んでいくんですが、ついついその手間を惜しんでしまい、前日のシートをコピーしてしまったんです。そして、そこにはもちろん、打ち込まれている注文があるわけで…。
同じ仕事だったら良かったのですが、全然関係ない仕事が一つ残ったまま、受けた仕事をどんどん追加していってしまったんですね。で、知らずにその仕事を売りさばいたもんだから、夕方になって依頼書がない！？となってしまったわけです。
「私この仕事受けてませんでしたっけ？」
「いや、それは今日だけですよ」
荷主からの呆れ声で、私は呆然となってしまいました。
泣く泣くキャンセル料を払い、業者には納得してもらいましたが、結構落ち込みましたねー久しぶりにやらかしました。
先受けの仕事は確認する習慣を！
私が犯したミスは、
- 前日の配車シートをコピーしてしまったこと
- 前日に仕事の依頼書があるか確認すること
この二つを怠ってしまったために、おきてしまったものと思われます。ミスを起こしてしまうのは仕方ありません。次回にどうやったらこのミスが起きないようにするかを考えることが、自分が成長するたった一つのポイントですよね。
今後は忙しくても、上記二つは絶対に守っていこうと思います。
今回は架空の注文を売りさばくというミスでしたが、例えば出荷日と納品日を間違えるミスというのもありますよね。これも、間違えて配車表に打ち込んだことで起こり得るミスとも言えます。
しかし、前日に配車表と依頼書を確認することができていれば、これも防げるミスということになります。
一つのミスから、どんなミスがおきるかな？というのも拡大して考えてみるのも大切かな、と思います。
人によって配車表の管理は違う
正直、私は自分のやり方でやっているので、こんな感じで管理しているのですが、おそらく人によってやり方はバラバラなんじゃないかと思います。
協力会社の配車係は完全にノートだけでやってるっていう人もいますし。ノートだけだと売り上げ管理難しいんじゃないかなぁと思うのですが…。
他の会社の配車表って見たことないので、どんな風に管理しているのか結構気になります。みなさんどんな感じでやってるんでしょうかね？
