配車担当のたろーです。物流センターの事務って何やってるか知ってますか？
やることが多い事務作業
どの会社にもあると思いますが物流センターにも事務の仕事があります。女性で事務の仕事を考えているときに、派遣やバイトの広告に出ている物流センターや物流倉庫の事務とは一体どんな仕事をしているのかな？と気になることもあるかと思います。
今回は、物流センターの事務仕事について書いていきたいと思います。
まずは、物流センターが何をやっているか？を整理しておきまと、
- 荷物の入庫
- 荷物の格納・棚卸
- 荷物の出荷
大まかに三段階に分かれています。基本的にはこの行程を1日でこなしていくので、この全ての行程の裏方を事務の方がやるのです。大きい物流センターになると、この行程自体がどんどん間延びしていきますので、例えば前半部分を一人、後半部分を一人、といった感じで担当することもあるかもしれません。
まあしかし、どこの部分も密接に関係してくるところですので、関係ないから覚えなくていいや、といったスタンスだと仕事がうまくいかなくなるかもしれませんから、理解だけはしておくことをお勧めします。
入庫時の事務仕事
物流センターに荷物が入庫するときは、どのような流れでしょうか？
- 入庫車両が到着する
- 荷物を下ろす
- 検品する
- 荷物を格納する
といった感じですね。一応このセクションでは検品する、までを入庫時として考えておきましょう。事務の仕事で関係しそうなことを、各パートで列挙します。
入庫車両が到着する
- 受付順に車両を呼び込む
- 入庫伝票の提出を求める
- 入庫バースの指示をする
荷物を下ろす
- 構内待機がある場合、荷下ろし待機を促す
- 荷下ろし待機から呼び込み
（ここは倉庫作業員の仕事なので事務方の仕事はあまりありませんね）
検品する
- 伝票と荷物があっているかの確認
- 受領印を押下し、乗務員に戻す
- 荷受不可があった場合、乗務員への説明
事務方の仕事としてはこんな感じです。大きい物流センターともなれば、入庫車両が４０台とか５０台とか、もっと大きければ１００台なんてこともありますので、これみて簡単だなと思っても時間がかかることだということは想像できるかと思います。
物流の事務をやっていて一番困るというか、対処が難しいのが長時間待機が発生している場合です。最近の物流業界は特に待機時間にうるさくなってきており、待機是正のクレームが頻繁にセンターに舞い込むことになります。最初に応対するのがとうしても事務の方になると思いますので、ときには罵倒されたり、罵声を浴びせられたりすることもあるかと思います。
そういったときは、無理をせずセンターの上の方に電話を代わってもらいましょう。
長時間待機が発生して荷受がままならなくなっているというのは、明らかに物流センターのキャパを超えてしまっている場合で、つまるところそういう物流センターの運営を決めた会社の上の者たちに問題があると言えます。
ですから、話を聞いてくれないお客さんからのクレームは、上の人に説得してもらうに限りますね。
他にも運送会社の配車マンから、遅延の連絡が届くことがあります。これに対しても、物流センターは荷受時間というのが設定されていますので、天変地異などのイレギュラーが発生していない限りは、ルール通りに判断するのがいいかと思います。勝手に遅延の入庫を荷受します、という回答はしないようにしましょう。怒られる可能性大です。
荷物の格納・棚卸の事務仕事
入庫が終わったあとは、それを格納する仕事が待っています。基本的には、自動倉庫でなければ、格納するのはリフトマンですから、格納にあたっての仕事は事務にはありません。
事務として発生するのは、入庫受付の入力作業です。
最近の物流センターは、WMSという倉庫管理システムを導入しており、入庫した伝票NOを入力すると、入庫予定の商品がパソコン上にずらっと表示されます。ここで、荷受出来なかったものを除いて、入庫完了の作業を行います。
まれに、WMSを導入していない倉庫もあります。その場合は、手打ちでパソコンに入力することになります。そんな会社で事務をやる羽目になってしまった人は、悪いことは言いませんから別の会社を探しましょうね…。
通常は入庫予定がパソコンに存在しているので、それと伝票をつき合わせながらの入力ということになります。
棚卸に関しても、今の物流倉庫は基本的にハンディに在庫数が反映されますので、倉庫作業員が荷物の場所に行って、バーコードを読み取って数を入力するだけです。ですから、ここでも事務作業というのは存在しません。
が、まだアナログでやっている会社も少なからず存在しています。そういった会社の場合は、受払帳票といって、その日に動きした商品の帳票を出力する作業が発生します。出力するだけですから、大した作業ではありませんが、なにせ手作業で在庫を確認するのでけっこう時間がかかります。もう少しいうと、ここで事務の方が一緒に在庫を数える仕事を任されることもある、ということです。
どちらにせよ、そんな会社はそう長く持たないと思いますので、転職をお勧めします…。
ちなみに、棚卸しは出荷が終わった段階で行う会社もあります。どこでやるのが正解というのはありませんが、仕事のボリュームによって棚卸しが出来るパートが異なることは頭に入れておいたほうがいいかもしれませんね。
荷物の出荷の事務仕事
入庫と格納が終われば、あとは出荷作業です。物流センターですから、入庫した商品は必ずどこかに運ばれなければなりません。
ここからは配車担当の仕事も加わってきますが、今回は割愛です。
出荷作業を行うために、在庫引当を行います。引当をした在庫に出荷指示を出したら、倉庫全体が出荷のピッキングに向かって動き始めます。
出荷指示を出すと、通常は納品用の伝票が出力されていきます。基本的には、配送ルートごとに伝票がどんどん出力されていきますので、これをルートごとに切り分ける作業が発生しますね。ここで出荷の事務作業が発生してきます。
大きい物流センターだと、配送ルートが100コースくらいあったりしますので、事務作業もかなり大変です。センターによっては伝票とは別に、ドライバーが積むときに使用する検品リストの用意も別途必要になってきたりします。
また荷物によっては、専用伝票が必要であったり、納品先によっても別の伝票が必要だったりと、イレギュラーも結構あります。ミスすると、配送の乗務員が怒られてしまうことがあり、なかなか気の抜けない作業であることは間違いありません。
まとめ
というわけで、今回は物流センターの事務の仕事について代表的なものをあげてみました。物流業界に携わっていると、なーんだ、いつもやってることだね、なんて思いがちですが、別業界の方からすると何やってるんだかわからないのではないでしょうか。
もし、物流センターの事務の仕事に興味がある、という方は参考にしてみてください。
